|
В настоящее время электронный документооборот является действенным средством повышения эффективности управления. Автоматизация документооборота становится не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а необходимостью. Классический бумажный документооборот всегда имеет ряд недостатков: медленный поиск нужного документа; сложность контроля исполнения документа и отслеживания движения документа на этапах его жизненного цикла; сложность получения отчета о работе с документами; длительность согласования документов и другие. Внедрение систем электронного документооборота поможет избавиться от недостатков бумажного документооборота и автоматизирует бизнес-процессы, происходящие в организации.
автоматизация электронного документооборота (СЭД) позволяют в комплексе решить задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
централизованное безопасное хранение документов, обеспечение конфиденциальности документов;
оперативная работа с документами любых типов с учетом прав пользователей;
коллективная работа пользователей с документами с возможностью рассмотрения, согласования, утверждения, исполнения и контроля исполнения;
автоматизированная загрузка документов со сканера, электронной почты и других приложений.
регистрация входящих, исходящих внутренних документов согласно ГСДОУ;
ведение регистрационно-контрольных карточек, номенклатуры дел, журналов передачи, рассылка и контроль местонахождения документов и т.д.;
поддержка и контроль версий документов;
атрибутивный и полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов;
поддержка процессов обработки документа на всех стадиях жизненного цикла;
контроль и анализ исполнительской дисциплины;
анализ бизнес-процессов организации;
и т.д.
Эффект от внедрения
При внедрении системы электронного документооборота будут достигнуты следующие цели:
Упорядочение и ускорение работы секретаря – делопроизводителя за счет ведения делопроизводства в специализированной программе.
Сокращение бумажного документооборота за счет:
перевода внутренних управляющих документов в электронный вид;
использования вместо копий документов с резолюциями, выдачи заданий в электронном виде с приложением ссылок на электронные документы;
единого общедоступного хранилища документов, исключающего необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками.
Усиление контроля за исполнением поручений за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и результатов выполнения работ и, как следствие, повышение исполнительской дисциплины.
Рациональное распределение нагрузки на сотрудников и прозрачность их работы за счет анализа выданных заданий и своевременности их исполнения.
Сокращение времени на создание документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов.
Сокращение времени на поиск документов за счет единого структурированного хранения документов с возможностью поиска по ключевым полям (атрибутов документов) и тексту документов.
Ускорение документооборота за счет автоматического перемещения документов между сотрудниками, отсутствия необходимости физического размножения и перемещения бумажных копий документов, возможности параллельной рассылки документа.
Сокращение потерь документов за счет хранения документов в едином электронном архиве, ведения регистрационных карточек на существующие бумажные документы и уменьшения движения бумажных документов.
Обеспечение безопасности документов за счет исключения несанкционированного доступа.
Снижение материальных затрат на бумагу и оргтехнику за счет сокращения бумажного документооборота.
Снижение временных затрат на обработку документов.
Накопление корпоративных знаний (хранения истории переписки, обоснования принятых решений и других документов), что дает возможность принимать решения, основанные на прошлом опыте, избегать повторения ошибок, также быстро обучать новых сотрудников.
Облегчение выполнения требований серии стандартов ISO-9000.
Таким образом, эффект от внедрения системы электронного документооборота состоит из прямого эффекта от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы и рабочее время сотрудников, и косвенный эффект, связанный с улучшением управленческих процессов, как контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и т.д.
|
|